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网络打印在中小企业中悄悄的上岗

2021-08-18 来源:朔州农业机械网

网络打印:在中小企业中悄悄的“上岗”

在打印机市场异常热闹的今天,网络打印机却相对显得有些沉寂。这多少和网络打印机的"身份"有着一定的关系,由于网络打印机一般是高端激光打印机,因此在过去很长一段时间,面对国内的中小企业时,总觉得有些曲高和寡、知音难觅。然而网络打印却偏偏有着一颗不安分的心,随着市场上更多普及型网打产品的推出,以及价格的逐渐平民化,在静悄悄中,网络打印开始走入中小企业的视野,并带去了高效和方便快捷的打印享受。

对于网络打印,北京联成互动软件公司可以说是较早使用的公司之一。"随着公司业务量的增长,打印需求量也逐渐上升,比如对外报价、合同、正式文件等,都比以前有了很大的增长。另外,对打印机性能的要求也随之提高,如大量打印、快速打印、尤其是双面打印、以及打印成本的问题等都逐渐成为我们头疼的问题。"在谈到日常办公打印时,北京联成互动软件技术有限公司总经理胡进平对此深有感触。

联成互动的打印需求

联成互动是国内一家知名的专业CRM软件供应商,主要从事CRM(客户关系管理)软件产品研发,通过MyCRM软件及其整合应用为用户提供完整的CRM应用解决方案和相关的咨询、实施服务。随着公司规模的扩大,人员也迅速的增加。而且随着业务的增长,公司还陆续在上海、广州两地成立了分公司,日常工作和业务上的沟通都要通过网络。虽然公司一直提倡无纸化办公,但产品报价、合同、正式文件等打印仍是不小的任务。

联成互动公司北京总部有40多人,每人配有一台PC机,全部接入局域网,通过PC进行打印作业管理,由于打印机的频繁使用,故障率上升,维护成本也非常高。此外,打印作业是通过PC管理的,存在诸多不便:首先它必须开机;而一旦发生故障,网络上的打印作业就会陷入瘫痪,这种连带作用给工作带来极大的不方便。

在打印繁忙的作业环境中,将打印机作为PC外设,通过网络实现简单共享的设置已经无法满足联成互动的日常工作需求,鉴于这种实际情况,公司希望通过网络实现高速的打印输出,也就是变简单的共享式打印为网络打印。希望在以下方面得到改观:

1、 提高打印速度,改变打印数据传输和输出速度慢的现状。

2、 提高可管理性,通过权限等设置,能实时监控和调整打印作业的执行,保证紧急作业的优先响应;此外,可管理性还要切实简化网络管理员的维护行为,减少其现场解决故障的次数。

3、 提高可靠性,减少故障率。

4、 降低成本,特别是为排除故障而发生的维修成本,还有因打印质量不佳,重复打印所耗费的纸张、墨粉等。

综合权衡,目标锁定网络打印由于身处网络化和信息化浪潮的最前沿,联成互动自然对"网络时代"有着最深刻的体会,并很早就开始了对网络打印的关注。随着更多的打印厂商加入,中低端网打市场的竞争也日益激烈,产品价格也在不断地下跌。在这一背景下,联成互动经过综合权衡之后,最终选择了网络打印机。值得注意的是,中小企业在选购时,一定要根据自己的实际打印量和对打印内容的要求去选择网络打印,而不能盲目的看网络打印机的技术指标,或只从产品价格的角度去考虑。

联成互动选择的是HP LaserJet 2300dn,总的来看,这是一款比较经济的网络打印机。HP LaserJet 2300dn是惠普公司针对中小企业用户推出的一款A4幅面的小型工作组网络激光打印机。这款打印机的标称打印速度为25ppm,标配自动双面打印单元和内置网络打印服务器,总装纸量为350页,功能优秀,易用性强,能够满足中小型规模办公应用对于黑白文档的大批量打印需求。相对于大部分网络激光打印机来说,HP LaserJet 2300dn的体积比较小,摆放时不会占用过多的桌面空间,而且其重量也相对较轻,一个人就可以完成搬动、安装等操作。此外,HP LaserJet 2300dn的液晶显示屏采用背光显示,并具有中文菜单,非常方便使用者对打印机进行设定。

应用反馈

在实际工作中,员工们亲身体会了网络打印的种种便利,主要体现在打印速度成倍提高,以及工作效率的提升上。传统的网络共享方式,通过打印机的电缆连接在PC或服务器上,数据传输会受到并口速度的限制。而网络打印通过打印服务器将打印机连接到局域网上,打印作业就能以网络本身的速度进行传递。一般而言,内置的打印服务器可直接利用打印机内部总线传输,速度也比外置打印服务器快。而且HP LaserJet 2300dn还可以扩充一个500页的附加进纸器,通过增加进纸量,可以减少对打印作业的照料。所以,应用HP LaserJet 2300dn后,联成互动最明显的感触就是打印速度大大提高,工作效率提升也就是水到渠成了。

在HP Web JetAdmin的支持下,使用者可以远程浏览到打印机、打印服务器、打印作业的状态等各种信息,如打印机设置、硒鼓使用情况等,从而可以随时调整自己的打印任务。而且一旦打印设备处于不正常工作状态或出现故障时,打印设备会自动报警并用电子邮件通知管理员,以便及时地进行维护。另外,管理员也可以设定打印级别,使公司经理等人员的重要打印任务能够优先打印等等。联成互动对Web JetAdmin管理软件的评价是"方便、直观、快捷,对自己的帮助非常大"。

除了日常的办公外,联成互动还把打印说明书的任务交给了HP LaserJet 2300dn处理,并取得了满意的效果。据联成互动行政部的王小姐介绍,以前的说明书一般是交给专业的印刷公司制作,但由于数量不大,因此每本的成本非常高。通过HP LaserJet 2300dn,以及其提供的双面打印功能,联成互动现在可以自己设计并打印出专业的说明书,而且在产品升级时,说明书内容的修改上也变的非常方便,不仅省事、省钱,与原来制作说明书相比,还节省了大量的时间。由于打印数据直接通过网络传输,也大大提高了打印效率,在几乎不用干预的情况下,上百页的说明书在十几分钟内便能轻松打印完成。

在谈到双面打印时,王小姐还仔细算了一笔经济帐:联成互动原来每月的打印量在1万页左右,而使用了双面打印后,一个月6千页也就够了。如果每页纸按4分钱来计算,就此一项每月就可以节省近两百元。另外,HP LaserJet 2300dn的硒鼓一般可以打印6000张,其价格为一千多元,而使用普通的激光打印机,打完6000张则可能需要3个硒鼓,那么费用要在两千元左右,这也是一笔不小的节约。由于管理软件的引入,可以实时监测耗材、设备的使用情况,从而减少了作业的盲目性,使总体成本也有所下降。如果再考虑到使用网络打印而提升工作效率的贡献,以及降低维护打印机所付出的人力和物力等成本,其经济价值显而易见,无疑是非常划算。

网络打印以其经济、高效的特点越来越吸引广大中小企业用户的关注,对于网打市场所展现出来的机会,厂商们自然也不会错过。近日,惠普一举推出了五款网络打印套餐,按客户需求给网络打印机定位,对不同类型的客户进行区分,让用户很容易找到自己可能属于哪个类型的需求,然后去选择适合自己的网络打印套餐。而且现在购买其中的HP LaserJet 2300dn经济套餐的话,不仅可以享受到免费上门安装以及HP Web JetAdmin管理软件的免费培训服务,更可享受到由一年免费升级至三年的上门服务,这样一来,可以节省下上千元的费用。

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